Фитнес-клуб и персональные тренировки: как вести тренеров, занятия и оплату без путаницы

# Фитнес-клуб и персональные тренировки: как вести тренеров, занятия и оплату без путаницы

Персональные тренировки в клубе устроены сложнее, чем кажется со стороны. Клиент покупает пакет на десять занятий, тренер берет его в график, часть занятий переносится, часть сгорает, тренер уходит в отпуск, клиент требует другого специалиста. К концу месяца на столе у администратора лежит три источника данных: журнал тренера, касса и табель, и они не сходятся.

Ниже про то, как выстроить учет персональных занятий так, чтобы тренер, клиент и клуб видели одну и ту же картину, а выплаты считались без ручной сверки.

Почему персональные тренировки ломают учет

Групповые занятия ведутся по расписанию. Занятие либо было, либо нет, место в зале занимает слот, и вопросов почти не возникает. Персональная тренировка устроена иначе: она принадлежит не слоту, а паре тренер плюс клиент, и у этой пары есть свой счет.

Первая проблема это остаток пакета. Клиент платит за десять тренировок вперед, и остаток должен списываться в момент занятия, а не тогда, когда администратор вспомнит об этом вечером. Если списание запаздывает, клиент приходит на тренировку, которой у него уже нет, и разговор идет на повышенных тонах.

Вторая проблема это замены. Клиент записан к тренеру, тренер заболел, тренировку проводит другой. Кому идет выплата, кто отвечает за клиента дальше, списывается ли занятие из пакета. Каждый такой случай без правила решается вручную.

Третья проблема это переносы. Правило "перенести можно за сутки" работает только тогда, когда время переноса фиксируется. Иначе клиент утверждает, что предупредил, тренер утверждает обратное, а администратор выбирает между ними.

График тренера: окна вместо часов

Тренер не работает смену как администратор. Он выставляет окна, в которые готов брать клиентов, и эти окна важно видеть до того, как клиент позвонил.

Работает простой формат: тренер до воскресенья присылает окна на следующую неделю, администратор сводит их в общую сетку, запись клиента идет только в свободное окно. Окна, которые никто не занял к четвергу, можно предложить клиентам из листа ожидания.

Такой график решает две задачи сразу. Администратор не звонит тренеру с вопросом, свободен ли он в среду в семь, а тренер не получает записи в неудобное время.

Отдельно стоит фиксировать недоступность: отпуск, учеба, личные дела. Если недоступность не видна в сетке, клиент записывается, а потом выясняется, что тренера не будет.

Расписание и запись клиента

Запись на персональную тренировку должна начинаться с проверки двух вещей: свободно ли окно у тренера и есть ли у клиента остаток в пакете.

Если проверять вручную, ошибки неизбежны. Автоматическая проверка занимает секунду и снимает большинство спорных ситуаций.

Полезно ограничить число занятий подряд. Тренер, который стоит шесть тренировок без перерыва, к концу дня работает хуже и чаще получает жалобы. Ограничение можно сделать мягким: система предупреждает, но не запрещает.

Напоминание за сутки до тренировки снижает неявки заметно. Напоминание за два часа работает хуже, потому что человек уже построил день.

Пакеты, списания и заморозки

Пакет это не просто сумма денег, это обязательство клуба провести определенное число занятий. Поэтому остаток должен быть виден клиенту в любой момент, а не только по запросу в чате.

Списание происходит в момент, когда тренировка признана состоявшейся. Признать ее состоявшейся можно по факту визита: тренер отмечает занятие, клиент получает подтверждение. Это надежнее, чем закрывать занятия пачкой в конце месяца.

Неявка без предупреждения обычно списывается как проведенная тренировка. Правило нужно проговорить при продаже пакета, а не в момент спора.

Заморозка пакета на время отпуска или болезни это отдельный статус с датами начала и окончания. Без дат заморозка превращается в бессрочную скидку, и пакет висит в клубе годами.

Срок действия пакета стоит указывать при продаже. Пакет без срока действия удобен клиенту и неудобен клубу: он не закрывается никогда, и выручка по нему уже потрачена.

Замены и переводы между тренерами

Замена тренера должна оформляться одной записью, где указаны исходный тренер, заменяющий и причина. Такая запись решает три вопроса: кто получает выплату, кто отвечает за клиента, списывается ли занятие из пакета.

Правило, которое работает у большинства клубов: выплата идет тому, кто провел тренировку, а клиент остается закрепленным за своим тренером. Исключение делают для длительных замен, когда клиент сам просит перевод.

Перевод клиента к другому тренеру стоит оформлять как отдельное событие с датой начала. Без даты невозможно понять, с какого момента считать выплаты по новому тренеру.

Если замены в клубе происходят часто, полезно посмотреть на причины. Чаще всего это нехватка тренеров в утренние часы и перегрузка в вечерних.

Выплаты тренерам без ночной сверки

Выплаты это самая конфликтная часть, потому что здесь сходятся деньги клуба и деньги тренера.

Считать выплаты стоит от проведенных тренировок, а не от проданных пакетов. Проданный пакет может быть отработан через полгода, и процент от продажи создает расхождение между тем, что клуб получил, и тем, что заплатил.

Вторая база выплаты это новые клиенты, которых тренер привел сам. Здесь процент считается отдельно и по другому правилу.

Раз в неделю стоит показывать тренеру его начисление. Короткая сводка на десять строк снимает споры в конце месяца, потому что тренер видит цифры заранее и может задать вопрос сразу.

Если выплаты считаются вручную, ошибки почти всегда однотипные: пропущенная замена, задвоенная тренировка, занятие, списанное дважды. Автоматический расчет убирает эти три случая.

Как устроены продажи абонементов и возврат тех, кто перестал ходить, разобрано в статье про продажи и продление абонементов. Отдельный разбор есть по гостевым визитам и по расписанию бассейна.

Клиент, который перестал ходить

Персональные клиенты уходят тихо. Они не пишут жалоб, просто перестают записываться, и через месяц пакет лежит с остатком в семь тренировок.

Первый признак риска это пауза больше двух недель при живом пакете. Второй признак это смена тренера. Третий это отказ от вечерних окон, если раньше клиент ходил только вечером.

Реакция должна быть быстрой и конкретной. Не вопрос "почему вы не ходите", а предложение двух окон на выбор. Сообщение с конкретным временем возвращает больше людей, чем общее напоминание.

Залы, оборудование и аренда

Если клуб сдает зал или площадку под аренду, это отдельный поток задач, и его лучше не смешивать с персональными тренировками. Разбор того, как вести брони зала, есть в материале про аренду спортзала и площадки.

Персональные тренировки используют зал, но не занимают его целиком. Поэтому в сетке загрузки стоит отдельно показывать тренировки и отдельно аренды, иначе администратор видит плотный зал и не понимает, что в нем происходит.

Первые шаги

Начните с одного: пусть каждая персональная тренировка существует как запись с датой, временем, тренером, клиентом и статусом. Две недели ведите только это, без процентов и автоматических выплат. Вы увидите, сколько тренировок на самом деле проводится и где чаще всего сбоит списание.

На третьей неделе добавьте окна тренеров и напоминания. На четвертой посчитайте выплаты по проведенным тренировкам и сравните с ручной сверкой. Расхождение обычно обнаруживается в первых десяти строках.

Neurka помогает с этой частью: Чат собирает записи и напоминания из переписки, тариф показывает лимиты на число тренеров, а начать можно с регистрации. Все по-русски, оплата в рублях, без VPN.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли продавать пакеты со сроком действия?

Да, иначе пакет не закрывается никогда, а выручка по нему уже потрачена. Разумный срок это три-четыре месяца с запасом на отпуск. Срок стоит указывать при продаже и напоминать о нем за две недели до окончания.

Кто получает выплату, если тренировку провел заменяющий тренер?

Проведший тренировку. Клиент при этом остается закрепленным за своим тренером. Такое правило снимает большинство споров и не наказывает тренера, который заболел или ушел в отпуск.

Списывать ли занятие, если клиент не пришел?

Да, если он не предупредил за сутки. Правило нужно проговорить при продаже пакета, а не в момент спора. Первую неявку часто прощают, чтобы не терять клиента, но это решение клуба, а не автоматическое.

Как считать выплаты, если пакет куплен в прошлом месяце?

От проведенных тренировок, а не от проданных пакетов. Иначе клуб платит за то, что еще не отработано, и расхождение растет с каждым месяцем. Процент за новых клиентов считается отдельно от процента за проведенные занятия.

Что делать с клиентом, который перестал ходить с остатком пакета?

Написать ему с двумя конкретными окнами на выбор, а не с общим вопросом. Пауза больше двух недель при живом пакете это первый признак ухода. Сообщение с конкретным временем возвращает больше людей, чем напоминание об остатке.