Как кафе и ресторану сократить списания еды: учёт остатков и пересмотр меню

Списания в общепите выглядят мелочью на фоне аренды и зарплат, пока не сложить их за месяц. Тогда выясняется, что на выброшенной еде уходит сумма, сопоставимая с месячной выручкой одного слабого дня. Владелец об этом узнаёт последним, потому что цифры никто не собирает.

Разбираем, как навести порядок в остатках и фудкосте без сложной ERP и без отдельного человека на учёте.

Почему списания никто не видит

Учёт в общепите устроен просто: кладовщик принимает товар, повар берёт продукты, касса считает продажи. Между этими тремя точками нет связи, и разница между "пришло" и "продано" нигде не всплывает.

Первый источник потерь это порча. Зелень пришла в пятницу, к понедельнику половина ушла в мусор. Никто не виноват, но деньги потеряны.

Второй источник это избыточная заготовка. Повар готовит по привычке, а не по прогнозу, поэтому к вечеру остаётся двадцать порций супа, которые завтра уже не продать.

Третий источник это неучтённый расход. Пробная порция для гостя, обед сотрудника, блюдо, которое вернули на кухню. Каждый случай по отдельности мелочь, вместе заметная сумма.

Пока эти потери не сведены в одну цифру, спорить о них бессмысленно. Начинать надо с данных.

Что фиксировать ежедневно

Минимальный набор занимает у смены десять минут.

Остатки по ключевым позициям вечером. Не по всему складу, а по тому, что портится быстрее всего: мясо, рыба, зелень, открытые упаковки. Пять-семь строк хватает.

Списания с причиной. Испортилось, не продали, вернули, брак от поставщика. Причина важнее суммы, потому что показывает, откуда течёт.

Фактический расход против расчётного по трём-четырём самым ходовым блюдам. Если на двадцать порций ушло мяса на тридцать, это сигнал, а не статистика.

Заполнять лучше сразу, а не вечером по памяти. Удобный способ это чат, где смена пишет короткой строкой, а система раскладывает записи по позициям и датам. Собирать такие отчёты руками в блокноте и потом вбивать в файл означает потерять половину записей уже на второй неделе.

Фудкост: как считать и что считать нормой

Фудкост это доля себестоимости продуктов в цене блюда. Считается просто: сумма ингредиентов по техкарте делится на цену продажи.

Ориентиры по рынку такие. Супы и салаты держат в районе 25 процентов, горячее в районе 30, десерты и напитки дают больше маржи и укладываются в 20. Если блюдо выходит за 35 процентов, оно либо продаётся слишком дешёво, либо в техкарте ошибка.

Ошибка в техкарте встречается чаще, чем кажется. Повар меняет закладку на глаз, техкарту никто не правит, и через полгода расчёт расходится с реальностью на треть.

Проверять стоит раз в месяц. Берётся блюдо, взвешивается закладка, пересчитывается себестоимость по актуальным закупочным ценам. Пять блюд за вечер дают понятную картину по всей кухне.

Как пересматривать меню по цифрам

Меню это не список того, что умеет повар. Это список того, что приносит деньги.

Первый шаг это разделить блюда на три группы. Те, что продаются часто и дают хорошую маржу. Те, что продаются часто, но маржа слабая. И те, что почти не заказывают.

Второй шаг это решения. Блюдо из первой группы нужно держать в меню и продвигать. Из второй группы надо поднимать цену или разбираться с закладкой. Из третьей группы блюдо нужно убирать, каким бы любимым оно ни было у повара.

Убирать сложнее всего, потому что за каждым блюдом стоит человек. Но склад, который держит позицию на семь заказов в неделю, тратит на неё продукты, место и время заготовки.

Практичный график пересмотра это раз в сезон. Чаще меню менять вредно, гости не успевают привыкнуть к новым позициям.

Как это связано с закупками и поставщиками

Списания часто начинаются не на кухне, а при приёмке. Если товар приняли не глядя, испорченное уйдёт в мусор через два дня, а виноват будет повар.

Приёмку стоит сделать формальной. Взвесили, сверили с накладной, отметили расхождение. Поставщику потом предъявляется не эмоция, а факт.

Полезно вести историю по каждому поставщику. Сколько раз приходил товар не по весу, сколько раз портился раньше срока. Через пару месяцев видно, кого менять, а кого оставить.

С модулем для общепита такие данные собираются сами, потому что приёмка, остатки и списания идут в одну систему, а не в три разных файла.

С чего начать на этой неделе

Возьмите одну позицию из тех, что портятся быстрее всего, и посчитайте её списания за семь дней. Скорее всего, цифра окажется выше ожидаемой.

Дальше введите два правила: причина списания фиксируется в момент списания, и раз в неделю вы смотрите три самых дорогих блюда по себестоимости. Через месяц у вас будет не ощущение, а динамика.

Посмотрите тарифы и начните с регистрации. Про прогноз спроса подробно разобрано в материале про завтраки и шведский стол, про заказы в тексте про доставку в общепите. А для сравнения с рынком подойдёт обзор ИИ для общепита.